IMPLEMENTA SISTEMAS DE GESTION INTEGRAL HSEQ

Implementa con éxito un Sistema de Gestión Integral HSEQ

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En esta ocasión tenemos un tema clave: Implementa con éxito un Sistema de Gestión Integral HSEQ. Sigue leyendo para aprender más.

Si deseas ver el resumen de este artículo, observa el siguiente vídeo.

Implementa con éxito un Sistema de Gestión Integral HSEQ.

Qué es y para qué sirve un Sistema de Gestión Integral HSEQ

Inicialmente, te invitamos a ver el artículo qué es y para qué sirve un Sistema de Gestión Integral HSEQ, donde te damos la respuesta a estas preguntas básicas.

Adicionalmente, te sugerimos hacer click aquí para ver el vídeo que explica los fundamentos sobre este maravilloso tema.

Qué es y para qué sirven los SGI-HSEQ

Cómo se relacionan los Proyectos y los Sistemas de Gestión Integral HSEQ

Los proyectos son por definición, esfuerzos temporales realizados para lograr unos objetivos específicos y únicos. Normalmente, se encuentran sujetos a unas restricciones de tiempo, costo y recurso.

Si quieres aprender sobre proyectos, te invitamos a leer nuestro artículo Dirección y Gestión de Proyectos.

La implementación de sistemas de gestión son proyectos estratégicos para una organización.

Por este motivo, deberías usar técnicas de Dirección y Gestión de Proyectos, cada vez que implementes con éxito un Sistema de Gestión Integral HSEQ.

Cuáles son las fases de un proyecto de implementación de un Sistema de Gestión Integral HSEQ

Las fases recomendadas para un proyecto de esta naturaleza son las siguientes:

Fase de Inicio

En esta fase se establecen los fundamentos del proyecto de implementación. Por lo tanto, se tendrá que determinar:

  • Cuál es el objetivo o resultado o entregable que deberá cumplirse al final del proyecto.
    • Este puede ser la certificación de la organización, bajo los estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
    • Podría implicar mejorar el desempeño en ciertas áreas clave de la organización, por ejemplo:
      • Entrega de producto,
      • Reducción de la contaminación ambiental, o
      • Disminución de incidentes de seguridad.
  • Qué productos, procesos, servicios e instalaciones serán incluidas en el sistema de gestión.
  • Cuáles serán las fases y etapas del proyecto.
  • Quiénes serán los integrantes del equipo de implementación.
  • Qué recursos se dispondrán para la implementación.
  • Cuáles serán las fechas y plazos a nivel global para cubrir cada etapa del proyecto.
  • Quiénes serán los patrocinadores del proyecto.
  • Cuáles son los riesgos del proyecto.

Como resultado de esta fase, se debería generar un documento denominado Project Charter o Carta de Proyecto.

Fase de Planeación

Para esta segunda fase, se realiza la planificación detallada del proyecto. Esto involucra preveer los siguientes temas:

  • Planeación del tiempo
  • Costos del proyecto
  • Recursos a asignar
  • Riesgos
  • Selección, contratación y asignación del equipo de trabajo
  • Contratación de terceros y consultores (si aplica)
  • Comunicación con partes interesadas
  • Integración del proyecto con los procesos naturales de la organización.

Es muy importante que al momento de establecer las etapas del proyecto.

Para ello, puedes establecer acciones específicas que consideren los requisitos exigidos por las normas. Los capítulos de la estructura de alto nivel pueden servir como referencia.

También podrías seguir el siguiente orden:

Planeación Estratégica.

En esta etapa deberías incluir:

  • Analizar el contexto de la organización
  • Formular la estrategia de la organización
  • Elaborar un mapa estratégico
  • Definir políticas de gestión
  • Definir los indicadores clave de desempeño
  • Seleccionar las iniciativas estratégicas
  • Establecer responsables y autoridad para las iniciativas
  • Asignar equipos de trabajo y recursos

Planificación Táctica.

En esta etapa deberías considerar:

  • Formular las políticas del sistema de gestión
  • Definir el modelo de negocio y sus procesos asociados
  • Evaluar los riesgos de los procesos
  • Planificar acciones para asegurar que los procesos logren los resultados previstos
  • Definir programas para tratar sus riesgos y oportunidades
  • Establecer responsabilidades y autoridad para los procesos
  • Determinar las competencias necesarias y los planes de desarrollo
  • Establecer las necesidades de recurso (infraestructura, ambiente, seguimiento y medición, conocimiento)
  • Planificar la asignación y aseguramiento de estos recursos
  • Definir las necesidades de comunicación y los planes de aseguramiento
  • Identificar las necesidades de documentación y asegurar su definición y control

Planificación Operacional.

Esto incluye la planeación de:

  • Demanda de productos y servicios
  • Compra de materiales, insumos y servicios
  • Procesos operacionales
  • La implementación de controles operacionales
  • Atención y respuesta ante emergencias.

Planeación de la evaluación y mejora del Sistema de Gestión

  • Herramientas para la realización del seguimiento, medición, análisis y evaluación
  • Programación y planeación de auditoría interna
  • Planeación de la revisión por la dirección
  • Definición de estándares para acciones correctivas y mejora continua.

Fase de Ejecución

En la ejecución llevarás a cabo las diferentes etapas de la implementación, teniendo en cuenta los requisitos del sistema de gestión.

Aquí deberás demostrar la ejecución de las actividades definidas en la planeación. La forma de demostración será a través de la generación de registros y evidencias.

Desde el punto de vista del proyecto deberías dejar evidencia de los acompañamientos realizados a los líderes del proceso. Esto permitirá demostrar la implementación de las medidas planificadas.

Fase de Evaluación

En la fase de evaluación aplicarás las actividades especificadas dentro de la planeación de la evaluación y mejora del Sistema de Gestión.

Aquí la clave será producir datos que se transformen en información a través del uso de métricas e indicadores.

También será clave la producción de reportes e informes de seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño.

Es esencial medir el cumplimiento, el avance, el uso de recursos y los resultados obtenidos a la fecha. A partir de allí, vendrá la implementación de acciones correctivas y de mejora.

Una de las formas más comunes de efectuar evaluación es través de las auditorías internas, así como de las de tercera parte.

Si en tu organización tienen como propósito la certificación, la auditoría externa será uno de los hitos que permitirá evaluar el avance de la implementación.

Fase de Cierre

Si la certificación mediante auditoría externa es parte de los objetivos establecidos, el proyecto se cerrará una vez ésta se haya logrado.

Si no es parte de los objetivos, se cerrará cuando se hayan alcanzado los resultados previstos, en términos de desempeño de la organización.

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