Un buen gestor de proyectos se mide, no por la cantidad de objetivos cumplidos, sino por la velocidad y eficiencia con las que sus tareas se llevan a cabo. Entre más rápido y menos costoso, mejor. Encuentra aquí 5 claves la gestión de proyectos con la más alta calidad y dentro del tiempo y presupuesto estipulado.
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1. Planear es una inversión inteligente
Trabajar con una buena hoja de ruta incrementa el nivel de calidad y reduce los costos. Además, tener claro qué vamos hacer, cómo lo vamos hacer y cuánto tiempo va a tomar es vital para atraer a posibles inversores. Ahora, aunque la planeación sea una parte importante de la imagen del proyecto, no hay que dejar de ser realistas. En el momento de realizar un plan, debemos tener en cuenta los riesgos que se asumen en su ejecución y los eventos que la podrían afectar, positiva o negativamente. Prever qué puede salir mal, lejos de debilitar nuestro plan de trabajo, lo fortalece.
2. Ser un buen comunicador
La ejecución de cualquier proyecto necesita la colaboración entre personas con formaciones muy diversas. Por este motivo, cualquier gestor debe estar preparado para una ardua tarea de comunicación. En aras de alcanzar el éxito, además de conocer las dinámicas de nuestro equipo de trabajo, debemos asegurarnos de saber transmitir nuestras ideas y el modo en que deben ser ejecutadas. Un buen gerente de proyecto debe usar un lenguaje preciso y lo más claro posible con el fin de optimizar rendimiento y solucionar inconvenientes o conflictos.
3. Mantener el plan actualizado
Ningún proyecto se ciñe rigurosamente a las previsiones que hemos trazado para él. Durante la etapa de ejecución, debemos ser capaces de identificar los factores que están acelerando o entorpeciendo la operación. Aprovechar ese conocimiento oportunamente nos permite incorporar mejoras a nuestro plan de trabajo. Leer bien nuestro progreso puede ayudarnos a reducir costos o a tomar decisiones que habríamos considerado inviables en etapas más tempranas.
4. Resolver las dificultades en el menor tiempo posible
El gerente del proyecto debe hacer visibles sus esfuerzos por conseguir que los problemas se resuelvan rápidamente. Subestimar la magnitud de un inconveniente o aplazar sin necesidad su solución puede traer consecuencias nefastas para el presupuesto o las fechas de entrega.
5. Atención a las señales de alarma
Si hay un atraso cada vez más grande respecto a las fechas de entrega, o si los gastos son mucho más altos de lo que se tenía planeado, es necesario ponerse alerta. Lo mismo sucede con la baja moral en el equipo de trabajo, o con una caída en la calidad. En estos casos, se requiere identificar con urgencia las razones del problema y trabajar con todo el equipo para trabajar colectivamente en superarlo.
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