Información Documentada

Con el cambio en la norma ISO 90012015 los criterios para la gestión documental (información documentada) han cambiado. Conoce los aspectos claves para incorporar este nuevo concepto dentro de los Sistemas de Gestión.

La nueva versión 2015 de las normas ISO 9001 no habla de procedimientos documentados, de registros ni de un número específico de documentos obligatorios. Establece que para documentar la información de la organización se debe tener presente:

  • El tamaño de la organización, tipo de actividades,  procesos, productos y servicio;
  • La complejidad de los procesos y sus interacciones;
  • La competencia de las personas.

Creación y actualización

  • En primer lugar, define las características específicas que te permitan identificar y describir claramente los documentos. Por ejemplo título, fecha, autor o número de referencia.
  • Luego, determina los medios de soporte y almacenamiento para la información documentada. Por ejemplo como papel físico o magnético.
  • Por último, establece la forma de revisión y aprobación de la documentación, teniendo en cuenta la conveniencia y adecuación de la misma.

Control de la Información documentada

Para el control de esta, debes determinar qué información documentada necesitas para la planificación y operación del sistema de gestión. Tanto de manera interna como externa, según sea apropiado para tu organización. Asimismo, debes asegurar que sea controlada según los criterios que se hayan definido en la organización. Esto puede hacerse mediante herramientas que permitan garantizar los siguientes aspectos:

  • En primer lugar, la identificación y versión de la información,
  • Así mismo, la distribución, acceso, recuperación y uso de la información;
  • Almacenamiento para asegurar su conservación en cuanto a que:
    • Esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite;
    • Esté protegida.

Debes también controlar la conservación y disposición de la  información en cuanto a:

  • Primero, la pérdida de integridad
  • Seguidamente, la confidencialidad
  • Y por último, su uso adecuado

Puedes establecer decisiones con relación a la autoridad para cada uno de los usuarios que intervengan en el sistema para crear, consultar, modificar o eliminar la información documentada de la organización.

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