¿Cómo presentas tus resultados ante la Gerencia de tu organización?

Recientemente estuvimos acompañando a uno de nuestros clientes en una reunión de Revisión por la Dirección. La idea era que cada líder de proceso presentase sus resultados de manera que contestarán tres preguntas esenciales:
1. ¿Cómo el desempeño de su proceso durante el periodo anterior aportó valor a la estrategia de la organización?
2. ¿Qué pudo faltar en su gestión como líder para lograr un mayor aporte?
3. ¿Cómo orientará de ahora en adelante su proceso para generar un mayor valor a la organización?
Durante la sesión, la cual duró aproximadamente 6 horas, pudimos escuchar la presentación de 7 líderes de proceso, quienes expusieron a su manera la respuesta a estas tres preguntas.
Hubo una presentación en particular que llamó nuestra atención, ya que durante todo el tiempo que ésta duró, no lograba explicar cuáles fueron los resultados generados por el proceso, sino que se centró en justificar porqué había tenido resultados deficientes en su indicador de desempeño. La presentación estaba programada para 25 minutos, sin embargo, se tardó 40 minutos mostrando las cuentas de las horas adicionales que habían tenido que trabajar para justificar sus retrasos en la respuesta a las garantías de los clientes. Adicionalmente, durante la la explicación hablaba de temas totalmente operativos que no estaban previstos para ser verificados dentro de la sesión. Al final de la intervención la gerente pregunta: “Bueno, ya nos dijo porqué no cumplió, pero no ha presentado el resultado de su indicador, ni ha explicado qué piensa hacer. No he visto cómo va a cambiar las cosas ni he podido observar una propuesta concreta de mejora.” Silencio sepulcral… El líder del proceso hace una pausa… Finalmente reacciona y dice: “La meta estaba en 95% y creo que el promedio de respuestas dentro del tiempo fue del 93%”. Después, la gerente dice: “Necesito que para esta misma semana ajuste el informe y me presente una propuesta concreta para mejorar su proceso.” Luego en el camino de regreso, la gerente concluye con una frase: “Me pareció una total falta de responsabilidad la presentación de Camilo (hemos cambiado su nombre para proteger su identidad). Sólo se justificaba y no planteó nada para cambiar”, – haciendo referencia a su sentimiento con la presentación vista -.
Esta situación es muy frecuente. Por eso, queremos brindarte hoy unos prácticos tips para que tu presentación de rendición de cuentas sea más exitosa.
1. Toda presentación frente a la gerencia es una venta. Si quieres generar una mayor persuasión frente a la gerencia, debes entender que tu misión es “vender una idea”. ¿Te gusta vender? Hemos encontrado que a muchos líderes de proceso no les gusta porque piensan que vender es timar, engañar, embaucar, entre otras palabras de connotación negativa. Más adelante haremos un artículo sobre este tema para profundizar.
2. Tu presentación debe ser ligera, de alta visibilidad y atractiva. Evita textos largos. Coloca datos impactantes, cifras resumidas y frases cortas. En lo posible, usa la técnica de las infografías para hacerla más poderosa.
3. Organiza tu presentación en máximo tres partes, que no superen 5 diapositivas. 10, ya es demasiado. Te sugerimos la siguiente estructura:
a. Presenta un RESUMEN de los resultados de tu proceso. Evita presentar detalles operativos. Ten presente que es una reunión de tipo gerencial. Enfoca la atención de la gerencia en los indicadores claves y las tendencias.
b. Presenta el resultado del análisis que tuviste que haber realizado sobre las causas de estas tendencias. Para este punto, debes haber preparado ya el análisis. Sólo coloca el top 3 de causas.
c. Describe las acciones que emprenderás tú para mejorar los resultados. Evita centrarte en “lo que otros no han hecho”, “lo que no me han dado”, “lo que la gerencia no apoya”. Tu lenguaje debería ser desde lo que tú puedes hacer.
d. Si definitivamente requieres un recurso adicional, justifícalo financieramente. Es decir, si necesitas una persona más, analiza cuánto va a costar y luego compáralo con el beneficio que puede aportar, ojalá en términos de dinero.

Esperamos que estos tips puedan aportarte valor, para que la percepción de tu jefe o gerente sea más positiva.

¡Éxitos!

11 comentarios en “¿Cómo presentas tus resultados ante la Gerencia de tu organización?”

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