Monitoreo de riesgos en los Sistemas de Gestión Integral

Cuando una organización ha implementado un modelo de gestión, resulta muy importante recolectar información que permita confirmar que los riesgos se encuentran en niveles aceptables para facilitar el logro de los resultados esperados. Por tal razón, en este artículo hablaremos de las técnicas para el monitoreo de los riesgos dentro de los Sistemas de Gestión Integral.

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Fases de la gestión del riesgo

En nuestro artículo pasado artículo Gestión del Riesgo ISO 31000: 2018, explicamos de forma general, que las fases del ciclo de gestión de riesgos se compone de:

  • Participación, comunicación y consulta;
  • Contexto de la organización;
  • Valoración de riesgos;
  • Tratamiento de riesgos; y
  • Monitoreo y seguimiento de los riesgos.

En esta oportunidad queremos hacer énfasis en la última fase, explicando un poco más a fondo las diferentes técnicas y metodologías que puedes adoptar para monitorear y efectuar seguimiento de los riesgos.

Esto es importante en esta época, ya que hay muchas organizaciones en Colombia y otros países, donde están próximos a efectuar la Revisión por la Dirección.

Monitorear los riesgos proporciona un mayor grado de seguridad de que las medidas de tratamiento son bien aplicadas, son efectivas y si se requiere de emprender acciones correctivas.

Las técnicas y metodologías que puedes utilizar para lograr este propósito son:

Análisis de tendencias en el monitoreo de riesgos

¿Cómo el análisis de datos aporta en el monitoreo de riesgos? Los datos y la información arrojados por los indicadores de riesgo proporcionan un indicativo de la eficacia de las acciones implementadas y de las condiciones de los controles implementados.

Adicionalmente, permiten comparar las proyecciones de probabilidad e impacto de los riesgos (Las cuales se describen dentro de las valoraciones de riesgo) con la realidad.

No obstante, quienes intervienen en este tipo de análisis requieren comprender las causas de las variaciones, las variables relacionadas con los cambios que los indicadores puedan presentar y tener la capacidad de interpretar la información y comunicarla de forma sencilla dentro de un comité o una reunión de estado.

Reuniones de estado y monitoreo de riesgos en los sistemas de gestión integral

Las reuniones de estado realizadas con un equipo interdisciplinario proporcionan un medio para verificar la información sobre el estado de los riesgos, mediante la verificación del cumplimiento de las actividades especificadas en los Planes de Tratamiento de Riesgos específicos.

Además, permiten confirmar que el equipo tenga clara comprensión de los efectos potenciales y reales de la no ejecución de las tareas propuestas.

Para que esta herramienta funcione, es fundamental una buena preparación de las reuniones, disciplina en su realización y seguimiento de las tareas acordadas en cada sesión.

En nuestro artículo sobre Gestión de Comités brindamos una mayor profundidad de información sobre cómo lograr estos resultados.

Auditorías internas y el monitoreo de riesgos

Consiste en planificar y ejecutar una auditoría enfocada concretamente en verificar en qué grado se implementaron las medidas de control establecidas dentro de cada plan de tratamiento de riesgos, así como recolectar evidencias de los resultados obtenidos.

Con esto, a través del uso de las técnicas propuestas por la norma ISO 19011, se conseguirá determinar si estas medidas aportaron al éxito en la reducción de riesgos, el aprovechamiento de oportunidades y la mejora del sistema de gestión.

En nuestro artículo sobre Auditorías Internas HSEQ podrás encontrar más información al respecto.

Chequeo y análisis de reservas

Las reservas se refieren al presupuesto asignado para absorber los costos de las contingencias, lo cual se calcula casi siempre como un porcentaje del total de costos de una operación.

Por ejemplo, si en una planta de producción se detecta que estadísticamente el 10% de los productos ha presentado no conformidades y cada producto cuesta $USD 10 producirlo, se podría pensar que para un plan de producción de 1.000 unidades al mes, se debe dejar una reserva de $USD 1.000 para cubrir los costos de no calidad.

En efecto, analizar estas cifras durante cada período proporciona un medio de seguimiento de lo sucedido y determinará la capacidad del proceso para lograr mejorar en sus controles proactivos y reactivos.

Seguimiento de la Cadena Crítica de los Proyectos

Cuando los controles implementados hayan sido aplicados dentro de un proyecto, es importante revisar que se hayan ejecutado completa y correctamente las medidas asociadas a la cadena crítica del proyecto, ya que por definición, las actividades de la ruta crítica poseen holgura cero (0).

Esto significa que si alguna de las actividades que hacen parte de esta cadena se retrasan, el proyecto tendrá retraso en su ejecución global y/o sobrecostos.

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Como conclusión, para garantizar que el monitoreo de riesgos en los Sistemas de Gestión Integral aporte valr, debes asegurarte de tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. Confirmar que las medidas de control han sido implementadas de manera adecuada;
  2. Asegurarte de que las acciones están reduciendo la probabilidad y/o los efectos negativos generados por los riesgos; y
  3. Determinar en qué medida las acciones te están ayudando a alcanzar los resultados esperados por el Sistema de Gestión.

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Te esperamos en nuestro próximo artículo.

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